6 overwegingen om HACCP registraties online bij te houden

voedselHet is belangrijk dat het voedsel dat u aan uw klanten levert, van goede kwaliteit is.

Immers, als u dat niet doet, gaan ze naar uw collega.

Om u hierbij te helpen is HACCP opgezet: waar er een grote kans is dat er iets fout kan gaan, hoe merk je dat er iets fout gaat, en registreer regelmatig wat er gebeurt.

Voor veel ondernemers is HACCP een verplichting, maar het is een hulpmiddel dat u heeft om uw onderneming beter te maken.

Door gegevens van verschillende dagen regelmatig te vergelijken, voorspelt u zelf waar het volgende week fout kan gaan. Of trekt u de conclusie dat u teveel van een bepaald product maakt omdat de derving aan het einde van de dag altijd hoog is.

In 80% van de gevallen worden registraties op papier bijgehouden. Zo ontstaat een papierberg waarbij u de formulieren van vandaag nog doorneemt, maar waarbij u nooit meer toekomt aan waar het eigenlijk om draait: de vergelijking met gisteren.

Overweging 1: U heeft direct inzicht in wat er vandaag gebeurt

Als u uw formulieren pas aan het einde van de dag bekijkt, ziet u dan pas wat er gebeurd is. Als uw medewerkers de registratie online doen, dan heeft u ieder moment van de dag een overzicht, en kunt u direct ingrijpen als er iets fout gaat.

Overweging 2: U heeft direct inzicht in wat er vandaag niet gebeurt

In de ochtend zijn uw formulieren leeg. Gedurende de dag schrijven uw medewerkers op wat ze doen. In de avond heeft u een overzicht van alles. Met online registratie maakt u op voorhand een plan wat er moet gebeuren, en krijgen uw medewerkers een actielijst. Aan het eind van de dag ziet u welke acties uitgevoerd zijn, maar u ziet ook welke acties niet uitgevoerd zijn. Het feit dat acties niet zijn uitgevoerd, beïnvloedt de kwaliteit van uw dienstverlening negatief. En dat wilt u niet.

Overweging 3:  U heeft overal en altijd toegang tot uw gegevens

Als u een dag afwezig bent, heeft u geen inzicht in wat er gebeurt. U weet niet of uw medewerkers doen wat ze moeten doen, en wat ze wel en niet opschrijven. U moet erop vertrouwen dat het goed gaat. Als uw registraties online worden gedaan, dan heeft u overal en altijd toegang tot uw gegevens, en kunt u – zelfs vanaf uw vakantie adres – ingrijpen en uw medewerkers aansturen.

Overweging 4: Vergelijking met het verleden

“Het verleden” is opgeborgen in mappen. Hoe goed u die ook indeelt, het is omslachtig om bepaalde registraties terug te vinden, laat staan dat u ze met elkaar kunt vergelijken. Als u uw registraties online bijhoudt, is het veel eenvoudiger om in “het verleden” te grasduinen, en vergelijkingen te maken. Dat scheelt u veel tijd, maar het maakt het ook veel makkelijker voor u om het überhaupt te doen.

Overweging 5: Controle door bevoegde instanties

Wanneer de NVWA of een andere partij bij u een audit wil uitvoeren, moet u hun vragen beantwoorden. U zult uw “papieren archief” in moeten duiken om de gegevens te vinden. Dat kost tijd, die u niet aan uw klanten kunt besteden. Als u uw registraties online bijhoudt, kunt u sneller antwoord geven op de gestelde vragen, waardoor de audit minder tijd kost.

Overweging 6: U levert een bijdrage aan de duurzaamheid van de maatschappij

Als u uw registraties op papier bijhoudt, moet u iedere ochtend een aantal formulieren uitprinten. Dit kan oplopen tot 15 pagina’s papier per dag. Als u uw registraties online bijhoudt, heeft u dat papier niet meer nodig. Dit beïnvloedt de productie en het transport van papier, met een positieve invloed op het milieu. Daarbij hoeft u het papier ook niet meer in te kopen.

Samenvatting

Door uw HACCP registraties online bij te houden heeft u 6 manieren in handen om de kwaliteit van uw dienstverlening positief te beïnvloeden, en uw klanten beter te kunnen bedienen.

U heeft eerder inzicht in wat er gebeurt en wat er niet gebeurt, niet alleen wanneer u in uw bedrijf bent, maar ook wanneer u afwezig bent. En u levert een positieve bijdrage aan het milieu.

Bent u geïnteresseerd?

Geef een reactie